Política de inasistencias y cancelaciones tardías para tutores (plantilla para copiar y pegar)
Política de cancelación para tutores, lista para copiar: 24 horas de aviso, regla de 15 minutos, un pase gratis, paquetes prepagados y cómo aplicarla.
Por Redacción Classentra
Un tutor que cobra 60 $ la hora y pierde una de cada cinco sesiones por inasistencias es un tutor que cobra 48 $. Ese es todo el argumento a favor de una política de cancelación. No se trata de ser estricto. Se trata de que te paguen la hora que dejaste libre.
La mayoría de los tutores lo sabe y aun así no tiene una, porque el momento de plantearla es incómodo (la primera conversación con un padre o una madre, cuando quieres parecer fácil de tratar) y el momento en que importa es peor (un mensaje a las 6:58 para una sesión de las 7:00). Así que aquí está la política, escrita completa, con el razonamiento de cada línea, lo que hacen las grandes plataformas para que tengas un precedente al que apuntar y las tres cosas que hacen que aplicarla sea automático en vez de una conversación.
La plantilla
Cópiala en tu correo de bienvenida, en tu página de reservas y en la primera página de tu acuerdo de paquete. Cambia los números si hace falta, pero lee antes las notas.
Programación y cancelaciones
Aviso. Las sesiones se pueden reprogramar o cancelar sin costo con al menos 24 horas de aviso, por mensaje o correo.
Cancelaciones tardías. Una sesión cancelada con menos de 24 horas de aviso se cobra completa. El horario estuvo reservado para ti y no se puede ofrecer a otro estudiante.
Inasistencias. Esperaré 15 minutos desde la hora de inicio programada. Si el estudiante no se ha conectado para entonces, la sesión se registra como inasistencia y se cobra completa. Si el estudiante se conecta tarde, la sesión igualmente termina a la hora programada.
Un pase gratis. Todos tienen una cancelación tardía por periodo (o por paquete de 12 sesiones) sin costo y sin necesidad de dar una razón. Los imprevistos pasan. La segunda se cobra.
Si cancelo yo. Si necesito cancelar con menos de 24 horas de aviso, la sesión se reprograma sin costo y ofreceré un horario de reposición dentro de los 14 días siguientes.
Paquetes. Los paquetes de sesiones son prepagados y válidos por 90 días desde la compra. Las sesiones no usadas después de esa fecha vencen. Los paquetes no son reembolsables una vez que se haya dado la primera sesión, pero se pueden transferir a un hermano o hermana.
Recordatorios. Recibirás un recordatorio 24 horas y 1 hora antes de cada sesión. El recordatorio es una cortesía; la política se aplica llegue o no.
Eso es todo. Siete párrafos cortos, y cada uno responde a un mensaje que de otro modo tendrías que escribir a las 7:03 de la tarde.
Por qué está cada línea
24 horas, no 12 ni 48. Doce horas es muy poco para volver a llenar el horario. Cuarenta y ocho castiga a las familias por un niño enfermo un martes por la mañana y te hace ver rígido. Veinticuatro es lo que usan la mayoría de los tutores, academias y centros de tutoría, y los padres lo reconocen de otros ámbitos de su vida (médicos, peluquerías, profesores de piano).
Se cobra completa, no al 50 %. Una media tarifa convierte cada cancelación tardía en una negociación sobre si esta cuenta o no. La tarifa completa más un pase gratis es más simple de explicar y más justa en la práctica: la familia controla cuándo se usa el pase y tú nunca tienes que decidir si una excusa es suficientemente buena.
15 minutos, y luego es una inasistencia. Lo bastante largo para que un problema técnico no cueste una sesión, lo bastante corto para que tu hora no se pierda. Wyzant les dice a los tutores de su programa para escuelas que esperen 15 minutos antes de registrar una inasistencia, un número útil para citar si un padre o una madre protesta.
El pase gratis es la línea que hace aplicable al resto. Sin él, la primera vez que un padre tiene una emergencia de verdad perdonas el cobro, y ahora la política es «el cobro se perdona si lo pides». Con él, la emergencia queda cubierta y la política se mantiene intacta.
Reposición dentro de 14 días cuando cancelas tú. La política tiene que cortar en los dos sentidos o parece un impuesto. Una ventana concreta es mejor que «buscaremos un horario», que nunca se cumple.
Los paquetes vencen a los 90 días. Un paquete sin fecha límite es un pasivo que se queda en tu calendario durante un año. Noventa días son tres meses, suficiente para unas vacaciones y una semana de enfermedad, y lo bastante corto para que el estudiante no pierda el ritmo. Las fechas de vencimiento además arreglan discretamente el problema de las cancelaciones: una sesión ya pagada y a punto de vencer es una sesión a la que la familia se asegura de asistir.
Qué hacen las plataformas (precedentes que puedes citar)
Cuando una familia dice «eso parece duro», ayuda tener un nombre más grande al que apuntar.
- Preply usa una regla de 12 horas. Un estudiante que cancela con más de 12 horas de antelación recupera la clase; con menos de 12 horas la clase se cobra y se le paga al tutor. Una clase a la que se falta se trata igual: en la mayoría de los casos se marca como completada y se le paga al tutor. Las inasistencias repetidas provocan una pausa automática de Preply después de varias advertencias.
- Wyzant permite que cada tutor fije una política de cancelación con hasta 36 horas de aviso y un cargo opcional, que debe publicarse en el perfil del tutor y no puede superar el costo de la sesión. Las clases de Instant Book llevan una ventana estándar de 24 horas: si cancelas dentro de ella, el estudiante sigue siendo responsable de la clase.
Tu política independiente de 24 horas con un pase gratis es más generosa que la de Preply y está dentro de las reglas de Wyzant. Dilo.
Cómo hacer que se aplique sola
Una política que tienes que invocar a mano se invoca más o menos una de cada tres veces. La meta es no tener nunca esa conversación. Tres cosas lo logran.
1. Vende paquetes, no horas
Si el bloque de 12 sesiones se paga antes de la primera sesión, una inasistencia no es una factura que tienes que enviar, es una sesión que se marca como usada. La conversación sobre el dinero ocurrió una sola vez, al comprar, cuando todos estaban tranquilos. Este solo cambio hace más por tus horas pagadas que cualquier redacción.
2. Envía los recordatorios que prometiste
Un recordatorio de 24 horas y otro de 1 hora reducen las inasistencias más que cualquier cobro, porque la mayoría de las inasistencias son olvidos, no evasión. Automatízalos. Si los mandas a mano desde el teléfono, dejarás de hacerlo hacia la cuarta semana, y entonces la línea de «el recordatorio es una cortesía» tendrá que cargar más peso del que debería.
3. Deja el registro de asistencia donde la familia pueda verlo
«Faltaste el 14» es una disputa. Una lista de sesiones que muestre asistió, canceló tarde e inasistencia, con fechas, es un hecho. Cuando el registro es visible para el padre o la madre en el mismo lugar donde reservó y pagó, el cobro no es una sorpresa y la conversación casi no ocurre.
Este es el punto en que un enlace de Zoom, una página de Calendly y una transferencia dejan de ser suficientes, porque las tres cosas de arriba viven en tres lugares distintos y ninguno habla con los otros. Escribimos cuánto cuesta ese conjunto de herramientas a un tutor en la práctica.
Cuándo flexibilizarla
Flexibilízala por una muerte en la familia, una visita al hospital o un corte de luz de tu lado. No la flexibilices por «surgió algo», una cita olvidada o un estudiante que «no tenía ganas». El pase gratis existe para que no tengas que juzgar; deja que cumpla su función y, cuando se use, dilo con calidez y sigue adelante.
Una más: si una familia cancela tarde tres veces en un periodo, el problema no es la política. Es el encaje. Termina el paquete y no renueves.
Si quieres los paquetes, los recordatorios y el registro de asistencia en el mismo lugar que tus sesiones en vivo, para que la política se aplique sola, para eso está hecha Classentra. Empieza gratis abajo, sin tarjeta.