Plantilla de contrato de tutoría para tutores particulares (copia, completa y envía)
Un acuerdo de tutoría de una página para copiar hoy: partes, horario, tarifas, paquetes, cancelaciones, materiales, grabación y cómo terminar la relación.
Por Redacción Classentra
Un contrato de tutoría no sirve para demandar a nadie. Nadie demanda por un martes perdido. Existe para que la incómoda primera conversación con un padre o una madre ocurra una sola vez, por escrito, en una página a la que puedan decir que sí, en vez de tres veces por mensaje cuando algo ya salió mal. La mayoría de los tutores particulares maneja toda la relación en un hilo de mensajes, y ese hilo siempre acaba cargando una pregunta que el tutor nunca respondió de antemano: qué pasa cuando el estudiante no se presenta, cuando el paquete se acaba, cuando el padre o la madre quiere un reembolso en la semana seis.
Aquí tienes un acuerdo de una página que responde esas preguntas, con notas sobre por qué está cada cláusula y qué dejar fuera. Está escrito para un tutor independiente que trabaja en línea con estudiantes en edad escolar o adultos. Es una plantilla, no asesoría legal; las reglas sobre contratos de consumo y sobre trabajar con menores varían según el lugar, así que pídele a un profesional local que lo lea una vez antes de apoyarte en él.
La plantilla
Cópiala en un documento, completa los corchetes y envíala como PDF o pégala en el correo de bienvenida. Donde una línea haga referencia a la política de cancelación, usa la de nuestra plantilla de inasistencias y cancelaciones tardías o la tuya.
Acuerdo de tutoría
1. Entre quiénes es. Este acuerdo es entre [nombre del tutor], el tutor, y [nombre del padre, madre o estudiante], el cliente. Cuando el estudiante es menor de 18 años, el cliente es el padre, la madre o el tutor legal, quien es responsable del pago y de la comunicación con el tutor.
2. Qué ofrece el tutor. Tutoría individual en [materia y nivel], en línea por [Zoom, Google Meet o la plataforma que se use], en sesiones de [55] minutos. El tutor prepara cada sesión, asigna práctica entre sesiones y entrega un breve resumen escrito del progreso cada [cuatro] semanas.
3. Horario. La sesión fija es [día y hora, con la zona horaria]. Los cambios al horario fijo se acuerdan por mensaje con al menos [48] horas de antelación. Una sesión comienza a la hora programada se haya conectado o no el estudiante.
4. Tarifas y pago. La tarifa es de [60 $] por sesión. Las sesiones se venden en paquetes de [8] y se pagan antes de la primera sesión del paquete por [tarjeta mediante el enlace de reservas, transferencia electrónica o transferencia bancaria]. Un paquete es válido por [90] días desde la compra; las sesiones no usadas después de esa fecha vencen. Las tarifas se revisan una vez al año y cualquier cambio se anuncia con [30] días de antelación.
5. Cancelaciones e inasistencias. Las sesiones se pueden mover o cancelar sin costo con al menos [24] horas de aviso. Una sesión cancelada con menos aviso se cobra completa. El tutor espera [15] minutos pasada la hora de inicio, tras lo cual la sesión se registra como inasistencia y se cobra completa. Cada cliente tiene [una] cancelación tardía por paquete sin costo. Si el tutor cancela con menos de [24] horas de aviso, la sesión se reprograma sin costo dentro de [14] días.
6. Materiales y tareas. Los materiales que prepara el tutor siguen siendo del tutor y son para uso personal del estudiante. La práctica asignada entre sesiones forma parte de la tutoría; en las sesiones en que no se haya intentado, se usará el tiempo para hacerla juntos.
7. Comunicación. Todos los mensajes de programación y pago van por [correo o la plataforma de reservas]. El tutor responde en [un día hábil]. Con un estudiante menor de 16 años, el tutor no le escribe directamente; los mensajes pasan por el cliente.
8. Grabación y privacidad. Las sesiones pueden grabarse para que el estudiante las repase solo si ambas partes lo acuerdan de antemano. Las grabaciones se conservan [30] días y luego se eliminan. El tutor guarda los datos de contacto del cliente y las notas de sesión para los fines de la tutoría y no los comparte.
9. Expectativas. El tutor se preparará, llegará puntual y enseñará lo mejor que pueda. El tutor no garantiza una calificación, un puntaje de examen ni un resultado de admisión, que dependen del trabajo del estudiante y de factores ajenos a las sesiones.
10. Terminar la relación. Cualquiera de las partes puede dar por terminado este acuerdo con [7] días de aviso por mensaje. Las sesiones ya pagadas y no usadas se [reembolsan por completo / reembolsan menos una sesión / acreditan a un hermano o hermana]. Las sesiones ya impartidas no se reembolsan.
11. Aceptación. Responder «acepto» al correo que lleva este documento, o firmar abajo, acepta estos términos a partir del [fecha].
Tutor: ______________________ Fecha: __________
Cliente: ______________________ Fecha: __________
Once cláusulas cortas, una página. Todo lo demás es opcional.
Por qué está cada cláusula
Entre quiénes es. Lo importante es la segunda frase. Cuando el estudiante es menor, el cliente es el padre o la madre, lo que aclara quién paga, quién recibe las notas de progreso y a quién le escribe el tutor. Dejarlo por escrito te evita que un chico de dieciséis años negocie sus propias cancelaciones.
Qué ofrece el tutor. La duración de la sesión importa más de lo que la gente espera. «Una hora» son 60 minutos para el padre o la madre y 50 minutos más un margen para el tutor; escribe el número. El resumen de progreso es una promesa que te conviene hacer, porque es lo que las familias recuerdan cuando deciden si renuevan.
Horario. Un horario fijo es lo que vuelve predecible el negocio. La última frase es la que vas a citar: la sesión empieza a la hora programada, así que un estudiante que se conecta a las 7:20 para una sesión de las 7:00 recibe 35 minutos, no 55.
Tarifas y pago. Los paquetes pagados por adelantado son el mayor cambio que puedes hacer. Cuando el dinero llega antes de la primera sesión, una inasistencia es una sesión marcada como usada en vez de una factura que tienes que enviar, y la conversación sobre el pago ocurrió una sola vez, cuando todos estaban tranquilos. La fecha de vencimiento evita que los paquetes se conviertan en un pasivo de un año en tu calendario. Si no estás seguro de qué número poner en la línea de tarifa, nuestra guía de tarifas por nivel y materia es un punto de partida.
Cancelaciones e inasistencias. Esta cláusula hace más trabajo que cualquier otra, y el pase gratis es lo que la hace aplicable: la primera emergencia real queda cubierta sin negociación y la política sobrevive. Explicamos cada número en el artículo sobre la política de inasistencias.
Materiales y tareas. La segunda frase es una amabilidad disfrazada de regla. Le dice a la familia que saltarse la tarea les cuesta la sesión que pagaron, y eso logra que se haga la tarea sin un sermón.
Comunicación. Un solo canal. Un tutor que responde preguntas de programación por texto, correo, WhatsApp y el chat de la plataforma pierde una de ellas cada semana. Con estudiantes más pequeños, pasar los mensajes por el padre o la madre te protege a ti y los protege a ellos.
Grabación y privacidad. Grabar es útil y es una cuestión de consentimiento, sobre todo con menores. Di cuándo grabas, qué conservas y por cuánto tiempo. Si estás en Quebec, la Ley 25 añade obligaciones sobre lo que almacenas y cómo se lo explicas a las familias.
Expectativas. Escribe lo que no prometes. Un padre o una madre que pagó doce sesiones y no vio moverse la calificación recordará lo que le dijiste en la primera conversación, así que deja que esta cláusula sea lo que dijiste.
Terminar la relación. Decide ahora la regla de reembolso, mientras nadie quiere un reembolso. Cualquiera de las tres opciones entre corchetes es defendible. No tener ninguna regla no lo es.
Qué dejar fuera
Una cláusula de no competencia o exclusividad. Las familias no la firmarán, y tú no quieres al cliente que sí lo haría.
Daños liquidados, indemnizaciones, ley aplicable. Es un acuerdo de una página entre un tutor y una familia. Cuanto más largo se vuelve, menos gente lo lee, y un contrato sin leer no protege a nadie.
Una garantía. «Mejora de calificación garantizada o te devolvemos el dinero» es una política de reembolso con sombrero de marketing. Pon la regla de reembolso en la cláusula 10 y deja la garantía fuera del titular.
Cualquier cosa que no vayas a hacer cumplir. Cada cláusula que dejas pasar la primera vez que surge le enseña a la familia que el documento es decorativo. Menos cláusulas, todas reales.
Tres líneas para la tutoría en línea
Añádelas a la cláusula 3 o a la 7 si todas las sesiones son en línea.
- Tecnología. Cada parte es responsable de su propia conexión y dispositivo. Si falla la conexión del tutor, la sesión se reprograma sin costo. Si falla la del estudiante, el tiempo cuenta como impartido salvo que el tutor pueda recuperarlo dentro de la semana.
- Cámara. La cámara del estudiante permanece encendida durante la sesión, salvo que se acuerde otra cosa. Con un menor, el padre o la madre puede estar presente en cualquier momento.
- El enlace. Los enlaces de sesión se envían [24 horas y 1 hora] antes de cada sesión y son solo para el estudiante inscrito.
Cómo firmarlo sin ceremonia
Para la mayoría de los tutores independientes basta con que respondan «acepto» al correo que lleva el PDF, y para eso está escrita la cláusula 11. Si una familia quiere una firma, sirve cualquier herramienta de firma electrónica, y una página impresa y escaneada también. Guarda la respuesta o la copia firmada junto con las notas de la familia.
La ruta más discreta es dejar que la reserva firme por ti. Cuando la familia compra el paquete en un checkout que muestra estos términos, la compra es la aceptación, el horario queda en el calendario, los recordatorios salen solos y el registro de asistencia es visible para ambas partes. Esa es la configuración en la que la cláusula de cancelación se aplica sola, que es la diferencia entre un contrato que escribiste y un contrato que usas. Escribimos sobre lo que cuesta a un tutor esa pila de Zoom, Calendly y un enlace de pago frente a tenerlo todo en un solo lugar.
Si quieres los paquetes, los recordatorios y el registro de asistencia en el mismo lugar que tus sesiones, para que el acuerdo de arriba funcione solo, para eso está hecha Classentra. Empieza gratis abajo, sin tarjeta.