Un contrat de tutorat pour tuteurs privés (à copier, remplir et envoyer)
Une entente de tutorat d'une page à copier aujourd'hui : parties, horaire, tarifs, forfaits, annulations, matériel, enregistrement et fin de l'entente.
Par Rédaction Classentra
Un contrat de tutorat ne sert pas à poursuivre qui que ce soit. Personne ne poursuit pour un mardi manqué. Il existe pour que la première conversation délicate avec un parent ait lieu une seule fois, par écrit, sur une page à laquelle il peut dire oui, plutôt que trois fois par texto quand quelque chose a déjà mal tourné. La plupart des tuteurs privés mènent toute la relation dans un fil de messages, et ce fil finit toujours par contenir une question à laquelle le tuteur n'avait pas répondu d'avance : que se passe-t-il quand l'élève ne se présente pas, quand le forfait est épuisé, quand le parent veut un remboursement à la sixième semaine.
Voici une entente d'une page qui répond à ces questions, avec des notes sur la raison d'être de chaque clause et sur ce qu'il vaut mieux laisser de côté. Elle est rédigée pour un tuteur indépendant qui travaille en ligne avec des élèves d'âge scolaire ou des adultes. C'est un modèle, pas un avis juridique ; les règles sur les contrats de consommation et sur le travail avec des mineurs varient d'un endroit à l'autre, alors faites-la lire une fois par un professionnel de chez vous avant de vous y fier.
Le modèle
Copiez ceci dans un document, remplissez les crochets et envoyez-le en PDF ou collez-le dans le courriel de bienvenue. Quand une ligne renvoie à la politique d'annulation, utilisez celle de notre modèle d'absence sans préavis et d'annulation tardive, ou la vôtre.
Entente de tutorat
1. Parties à l'entente. La présente entente est conclue entre [nom du tuteur], le tuteur, et [nom du parent ou de l'élève], le client. Lorsque l'élève a moins de 18 ans, le client est le parent ou le tuteur légal, qui est responsable du paiement et de la communication avec le tuteur.
2. Ce que fournit le tuteur. Du tutorat individuel en [matière et niveau], en ligne par [Zoom, Google Meet ou la plateforme utilisée], en séances de [55] minutes. Le tuteur prépare chaque séance, fournit des exercices entre les séances et remet un court résumé écrit des progrès toutes les [quatre] semaines.
3. Horaire. La séance régulière a lieu le [jour et l'heure, avec le fuseau horaire]. Les changements à la plage régulière sont convenus par message au moins [48] heures à l'avance. Une séance commence à l'heure prévue, que l'élève se soit connecté ou non.
4. Tarifs et paiement. Le tarif est de [60 $] par séance. Les séances sont vendues en forfaits de [8] et payées avant la première séance du forfait par [carte au moyen du lien de réservation, virement Interac ou virement bancaire]. Un forfait est valide pendant [90] jours à compter de l'achat ; les séances non utilisées après cette date expirent. Les tarifs sont revus une fois par année et tout changement est annoncé [30] jours à l'avance.
5. Annulations et absences sans préavis. Les séances peuvent être reportées ou annulées sans frais avec un préavis d'au moins [24] heures. Une séance annulée avec moins de préavis est facturée en entier. Le tuteur attend [15] minutes après l'heure de début, après quoi la séance est consignée comme une absence sans préavis et facturée en entier. Chaque client a droit à [une] annulation tardive par forfait sans frais. Si le tuteur annule avec moins de [24] heures de préavis, la séance est reportée sans frais dans les [14] jours.
6. Matériel et devoirs. Le matériel que prépare le tuteur demeure la propriété du tuteur et est destiné à l'usage personnel de l'élève. Les exercices donnés entre les séances font partie du tutorat ; les séances où ils n'ont pas été tentés serviront à les faire ensemble.
7. Communication. Tous les messages sur l'horaire et le paiement passent par [le courriel ou la plateforme de réservation]. Le tuteur répond dans un délai de [un jour ouvrable]. Pour un élève de moins de 16 ans, le tuteur ne lui écrit pas directement ; les messages passent par le client.
8. Enregistrement et vie privée. Les séances peuvent être enregistrées pour la révision de l'élève seulement si les deux parties y consentent à l'avance. Les enregistrements sont conservés [30] jours puis supprimés. Le tuteur conserve les coordonnées du client et les notes de séance aux fins du tutorat et ne les communique pas.
9. Attentes. Le tuteur se prépare, arrive à l'heure et enseigne au meilleur de ses capacités. Le tuteur ne garantit ni une note, ni un résultat à un examen, ni une admission, qui dépendent du travail de l'élève et de facteurs extérieurs aux séances.
10. Fin de l'entente. Chaque partie peut mettre fin à la présente entente avec un préavis de [7] jours, par message. Les séances déjà payées et non utilisées sont [remboursées en entier / remboursées moins une séance / créditées à un frère ou une sœur]. Les séances déjà données ne sont pas remboursées.
11. Acceptation. Répondre « J'accepte » au courriel qui accompagne ce document, ou signer ci-dessous, vaut acceptation de ces conditions à compter du [date].
Tuteur : ______________________ Date : __________
Client : ______________________ Date : __________
Onze courtes clauses, une page. Tout le reste est facultatif.
Pourquoi chaque clause est là
Parties à l'entente. Tout tient dans la deuxième phrase. Quand l'élève est mineur, le parent est le client, ce qui règle qui paie, qui reçoit les notes de progrès et à qui le tuteur écrit. La préciser vous évite qu'un jeune de seize ans négocie ses propres annulations.
Ce que fournit le tuteur. La durée de la séance compte plus qu'on le pense. « Une heure », c'est 60 minutes pour le parent et 50 minutes plus une marge pour le tuteur ; écrivez le chiffre. Le résumé des progrès est une promesse que vous voulez faire, parce que c'est ce dont les familles se souviennent au moment de décider si elles renouvellent.
Horaire. Une plage régulière rend l'entreprise prévisible. La dernière phrase est celle que vous citerez : la séance commence à l'heure prévue, donc un élève qui se connecte à 19 h 20 pour une séance de 19 h obtient 35 minutes, pas 55.
Tarifs et paiement. Les forfaits payés d'avance sont le plus grand changement que vous puissiez faire. Quand l'argent arrive avant la première séance, une absence sans préavis est une séance marquée comme utilisée plutôt qu'une facture à envoyer, et la conversation sur le paiement a eu lieu une seule fois, quand tout le monde était calme. La date d'expiration empêche les forfaits de devenir une dette d'un an dans votre calendrier. Si vous hésitez sur le chiffre à mettre à la ligne du tarif, notre guide des tarifs selon le niveau et la matière est un point de départ.
Annulations et absences sans préavis. Cette clause fait plus de travail que toutes les autres, et c'est le laissez-passer gratuit qui la rend applicable : la première vraie urgence est couverte sans négociation, et la politique survit. Nous expliquons chaque chiffre dans l'article sur la politique d'absence sans préavis.
Matériel et devoirs. La deuxième phrase est une gentillesse déguisée en règle. Elle dit à la famille que sauter les devoirs lui fait perdre la séance qu'elle a payée, ce qui fait faire les devoirs sans sermon.
Communication. Un seul canal. Un tuteur qui répond aux questions d'horaire par texto, courriel, WhatsApp et clavardage de la plateforme en perd un chaque semaine. Pour les plus jeunes, faire passer les messages par le parent protège l'élève et vous protège.
Enregistrement et vie privée. L'enregistrement est utile et c'est une question de consentement, surtout avec des mineurs. Dites quand vous enregistrez, ce que vous conservez et pour combien de temps. Si vous êtes au Québec, la Loi 25 ajoute des obligations sur ce que vous conservez et sur la façon d'en informer les familles.
Attentes. Écrivez ce que vous ne promettez pas. Un parent qui a payé douze séances et n'a pas vu la note bouger se souviendra de tout ce que vous lui avez dit lors de la première conversation, alors laissez cette clause être ce que vous avez dit.
Fin de l'entente. Décidez de la règle de remboursement maintenant, pendant que personne ne veut de remboursement. Chacune des trois options entre crochets se défend. Ne pas avoir de règle ne se défend pas.
Ce qu'il faut laisser de côté
Une clause de non-concurrence ou d'exclusivité. Les familles ne la signeront pas, et vous ne voulez pas du client qui la signerait.
Dommages-intérêts préétablis, indemnisations, droit applicable. C'est une entente d'une page entre un tuteur et une famille. Plus elle s'allonge, moins de gens la lisent, et un contrat que personne ne lit ne protège personne.
Une garantie. « Amélioration des notes garantie ou argent remboursé » est une politique de remboursement qui porte un chapeau de marketing. Mettez la règle de remboursement à la clause 10 et laissez la garantie hors du titre.
Tout ce que vous n'appliquerez pas. Chaque clause à laquelle vous renoncez la première fois qu'elle se présente apprend à la famille que le document est décoratif. Moins de clauses, toutes réelles.
Trois lignes propres au tutorat en ligne
Ajoutez-les à la clause 3 ou 7 si toutes les séances se donnent en ligne.
- Technologie. Chaque partie est responsable de sa propre connexion et de son appareil. Si la connexion du tuteur flanche, la séance est reportée sans frais. Si celle de l'élève flanche, le temps compte comme donné, sauf si le tuteur peut le reprendre dans la semaine.
- Caméra. La caméra de l'élève reste allumée pendant la séance, sauf entente contraire. Pour un mineur, un parent peut assister à tout moment.
- Le lien. Les liens de séance sont envoyés [24 heures et 1 heure] avant chaque séance et sont réservés à l'élève inscrit.
Faire signer sans cérémonie
Pour la plupart des tuteurs indépendants, une réponse « J'accepte » au courriel qui accompagne le PDF suffit, et c'est ce que prévoit la clause 11. Si une famille veut une signature, n'importe quel outil de signature électronique convient, et une page imprimée puis numérisée aussi. Gardez la réponse ou la copie signée avec les notes de la famille.
La voie plus discrète consiste à laisser la réservation faire la signature. Quand la famille achète le forfait à une caisse qui affiche ces conditions, l'achat vaut acceptation, l'horaire est au calendrier, les rappels partent d'eux-mêmes et le registre des présences est visible des deux côtés. C'est la configuration où la clause d'annulation s'applique d'elle-même, et c'est la différence entre un contrat que vous avez écrit et un contrat que vous utilisez. Nous avons parlé de ce que cette pile coûte à un tuteur avec Zoom, Calendly et un lien de paiement comparée à un seul endroit.
Si vous voulez les forfaits, les rappels et le registre des présences au même endroit que vos séances, pour que l'entente ci-dessus s'applique d'elle-même, c'est pour cela que Classentra est conçue. Commencez gratuitement ci-dessous, sans carte requise.